Posta elettronica certificata

La posta elettronica certificata è un sistema mediante il quale inviare corrispondenza email con valore legale. La posta elettronica certificata, conosciuta anche con l'acronimo PEC, è stata introdotta con il decreto legge n. 185 del 29/11/2008, convertito nella legge n.2 del 28/01/2009, che rende obbligatorio l'uso della Posta Elettronica Certificata per le aziende e i professionisti. La corrispondenza email inviata tramite Pec ha valore legale pari a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilisce la normativa DPR 11 Febbraio 2005 n.68, con l'attestazione dell'orario esatto di spedizione. In caso di contenzioso, un messaggio email del tipo PEC garantisce l'opponibilità alle richieste di terzi. Inoltre, la Pec va nella direzione della digitalizzazione dei documenti aziendali e della dematerializzazione, in quanto non implica l'uso di materiale cartaceo.

Come funziona la posta elettronica certificata

Da un punto di vista funzionale il sistema PEC è del tutto simile a un messaggio email. Il servizio PEC usa come la normale posta elettronica sia tramite programma client (ad esempio Outlook Express, Thunderbird ecc) che tramite webmail. A differenza delle normali email, la posta elettronica certificata garantisce la certezza legale della spedizione e della consegna del messaggio al destinatario. I protocolli di sicurezza utilizzati nella Pec (POP3s, IMAPs, SMTPs ed HTTPs) eliminano il rischio di modifiche al contenuto della email e degli allegati. Tutte le comunicazioni sono protette, crittografate e firmate digitalmente. Questo livello di sicurezza garantisce la certezza che il messaggio inviato o ricevuto non possa essere contraffatto da terzi. Inoltre, la casella email certificata riduce il rischio di ricevere spam o virus tramite posta elettronica, in quanto la casella Pec è abilitata a ricevere soltanto messaggi certificati. E' quindi consigliabile continuare ad utilizzare la propria casella email non certificata per ricevere email dall'estero e l'ordinaria amministrazione (es. messaggi da clienti privati) e la posta certificata per le comunicazioni aziendali ufficiali da parte dei propri clienti aziendali, fornitori, enti, professionisti ed aziende esterne.

Valore legale della ricevuta

Al momento della spedizione il provider rilascia una ricevuta che costituisce prova legale della spedizione del messaggio email. Il provider del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna del messaggio. In entrambi i casi i provider devono essere certificati e autorizzati all'utilizzo del sistema PEC. Le ricevute comprovano al mittente che il messaggio è stato spedito, non è stato alternato durante la spedizione ed è stato consegnato integro al destinatario. La ricevuta della posta elettronica certificata certifica anche la data e l'ora di spedizione e di consegna. In caso di errore nella consegna, il provider avvisa il mittente del malfunzionamento indicando in quale fase del processo (attivazione, invio, consegna) si è verificato l'errore. Le ricevute possono essere stampate ed archiviate informaticamente sul computer del mittente. Il provider ha l'obbligo di conservare per 30 mesi le ricevute di spedizione, consentendo al mittente la ristampa delle ricevute. La ristampa della ricevuta di posta elettronica certificata ha il medesimo valore legale della ricevuta originaria.

Chi può utilizzare la PEC

L'utilizzo della posta elettronica certificata è obbligatorio in Italia per le aziende ed i professionisti. Ciò non esclude che anche un privato possa avere una propria casella di posta elettronica certificata, da utilizzare in alternativa alle raccomandate postali, senza il ricorso al messaggio cartaceo e senza dover fare la coda agli uffici postali per la spedizione. La Pec può essere utilizzata da aziende ed enti pubblici per inviare circolari, direttive, comunicazioni, ordini, contratti, fatture, convocazioni, documenti ecc. Ogni spedizione email di tipo Pec ha valore legale.

Quanto costa la posta elettronica certificata

Il costo di un messaggio di posta elettronica certificata è inferiore rispetto alla corrispondenza postale e alla spedizione di fax. Generalmente la Pec ha un costo fisso annuale e non implica costi variabili di utilizzo. Si può acquistare una casella Pec ad un prezzo medio di mercato oscillante dai 6 a 15 euro/anno.

20090227